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4 .電話を取ってみよう 【電話応対の仕方】

 
インターンシップウェブ 【電話対応の仕方】

電話対応 は新人の仕事。
インターンシップ先でも 積極的に取っていこう。

また、相手にとってはベテランも新人もわかりません。 電話対応は会社の顔です。電話の声で会社の印象が決まってしまいます。 誰よりも早く、格好よく電話に出ましょう!

基本のこと

電話はまず自分が1番で取る!
(上司に電話を取らせない)

Q1.なぜ上司に電話を取らせてはいけないの??

  • 【メモ用紙】【ペン】 を用意する (メモを取らないと、会社名・担当者名を忘れてしまいます)
  • 声を2トーン高くする。 元気に、ハキハキと (受話器を通すと、声が暗く小さく聞こえます)
  • 声に感情をこめる (棒読みにならない)

これができれば電話はばっちり!!

さて、あなたのインターンシップ先に早速電話がかかってきましたよ。
ワンコール以内に、慌てず、落ち着いて、利き手とは反対の手で 受話器を取り、利き手に筆記用具を持ってください。 プルルルル・・・・。

「お電話ありがとうございます! インターンシップ総合研究所大竹でございます!」
◎ 「もしもし」 とは出ない!

『お世話になっております。 私、(企業名) ○○商事の担当者名 ▲▲ と申しますが、恐れ入りますが、 (お相手ご担当者名) ■■ 様はいらっしゃいますでしょうか。』

「社員名 ■■ ですね。少々お待ちくださいませ。」

1.すぐに取り次ぎできる場合

「■■さん、(企業名) ○○商事の担当者名▲▲さまから、内線3番にお電話です。」
と伝えて取り次ぎます。

2.外出している場合

「大変お待たせいたしました。 ただ今■■は外出しておりまして、本日は 17:00 ごろの帰社予定となっております。 折り返しのご連絡差し上げましょうか?」

「それでは、■■より、折返しご連絡差し上げます。(企業名) ○○商事の担当者名 ▲▲さまですね。 お電話番号をお伺いしても宜しいですか? (聞き取れない場合は、「もう一度、御社名 と お名前 をお伺いして宜しいですか?)」

「○○が承りました。 お電話ありがとうございました。 失礼いたします。」

相手が切ったのを確認し、フックを指で押し、受話器をおきます。

よくある間違い敬語

電話対応には、間違いやすい言葉使いがたくさんあります。
「すみません」 → 「恐れ入ります」
「分かりました」 → 「かしこまりました」
「じゃ、・・」 → 「それでは、・・」
「その伝言を山田のほうにお伝えしておきます。」 → 「その伝言を山田に申し伝えます。
「山田はもう帰りました。」 → 「山田はもう失礼させて頂きました。

電話対応 Q&A

電話対応は最初はわからないことだらけ!

あなたの 「なぜ?どうして?こんなときは?」 にお答えします。
≫ 答えは【電話対応の仕方】

正しい伝言の残し方

会社によって異なりますが、基本は 【留守電】 【メール】 両方で伝えるようにしましょう。
「緊急性が薄いもの」 は、【メール】 【メモ書き】 で伝えましょう。
【会社名/電話があった時刻/担当者名/電話番号/用件/自分の名前】 を、
忘れずに伝えてください。

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